Universidad Autónoma de Aguascalientes

La Universidad Autónoma de Aguascalientes ha logrado un mayor involucramiento de la comunidad estudiantil, docente y administrativa, a partir de la convocatoria “Ideas para mejorar tu Universidad”. A través de este concurso, que en su primera edición logró la participación de 170 acciones de mejora, ha sido posible la implementación de los proyectos ganadores que tienen el objetivo de optimizar procesos y servicios dentro de la Universidad. La Dirección General de Planeación y Desarrollo, a través del Departamento de Gestión de Calidad, y en coordinación con otras áreas administrativas y académicas, se dio a la tarea de trabajar en el perfeccionamiento de las propuestas y su desarrollo desde el mes de diciembre de 2018. Para el año en curso, ya se han logrado concretar el 50% de las que obtuvieron los diez primeros lugares y la que obtuvo mención honorífica.

Sistema de Gestión Documental

La propuesta ganadora surgió a partir del trabajo de cuatro equipos que presentaron una idea similar para atender la
necesidad de agilizar y hacer más eficiente el tiempo de elaboración y distribución de correspondencia dentro de la Universidad; se creó un propio sistema institucional con el apoyo del Departamento de Redes y Telecomunicaciones. Dicho sistema entró en vigor el 17 de septiembre de 2019 y,
para lograr su funcionamiento, requirió de diversas sesiones de capacitación y periodos de prueba que permitieron mejorar la plataforma: https://gestion.uaa.mx/

La primera etapa del Sistema de Gestión Documental permite elaborar, autorizar, distribuir, atender y dar seguimiento a la correspondencia enviada entre funcionarios de primer y segundo nivel de Rectoría, Secretaría General, Decanatos, Direcciones Generales, jefes de Departamentos Académicos
y Administrativos, Contraloría Universitaria y Defensoría de los Derechos Universitarios; además, el personal de apoyo administrativo tiene acceso directo. Sus principales beneficios se verán reflejados en la optimización del tiempo en la elaboración de los documentos, la distribución de
éstos y conseguir sus respectivas firmas, así como el ahorro de insumos, como papel y tóner para impresión.

Integración del Departamento de Vinculación en la búsqueda y prospección de empresas para que los estudiantes desarrollen proyectos académicos

Se pretende facilitar el desarrollo de proyectos académicos de los estudiantes dentro de las empresas pues, al ser trabajos de materias específicas que no están consideradas en los programas de servicio social o prácticas profesionales, se propuso que el Departamento de Vinculación avale el
trabajo académico de los estudiantes y que las empresas lo implementen. La iniciativa se encuentra en la etapa de aplicación de la prueba piloto en una carrera del Centro de Ciencias Económicas y Administrativas, pero se busca que se amplíe a los demás centros.

App UAA Mx

Como complemento para una aplicación en dispositivos móviles, se tendrán habilitadas las funciones del e-SIIMA (en una primera etapa, permitirá la consulta de faltas, calificaciones y adeudos de los estudiantes), así como un mapa interactivo que facilite el desplazamiento vía GPS dentro del Campus y la notificación de eventos de la agenda institucional. Colaboran los Departamentos de Redes y Telecomunicaciones, y Comunicación y Relaciones Públicas.

Sistematización del proceso de solicitud y pago de tiempo extra para el personal

El procedimiento actual implica desde la captura manual de las horas laboradas y de firmas, hasta la captura en el Departamento de Recursos Humanos día por día, persona por persona. Era indispensable una sistematización para que las áreas interesadas realicen directamente en el SIUAA la captura de tiempo extra con las validaciones necesarias, para que, posteriormente, el departamento responsable aplique el pago correspondiente. Continúa en desarrollo.

Sistematización de solicitud y control de convenios y contratos

Con el objetivo de llevar un control de todos los convenios que realiza la UAA a nivel académico y administrativo con diferentes sectores, se está desarrollando, en coordinación con el Departamento Jurídico, un sistema que facilite la solicitud y generación de reportes, dar seguimiento a la
vigencia y obligaciones institucionales.

Fuentes de hidratación

A esta idea propuesta por cuatro académicos de los centros de Ciencias Básicas y Ciencias de la Salud, se le otorgó la Mención Honorífica al proponer la instalación de estaciones de agua para llenar un envase propio y bebedero. Desde el inicio del semestre agosto-diciembre 2019, se comenzaron
a instalar 40 fuentes de hidratación en todos los campus y planteles para brindar a toda la Comunidad Universitaria un medio de hidratación permanente con agua de calidad, fresca y segura para el consumo diario.